Vijfstappenplan Telekwetsbaarheid: in vijf stappen voorbereid op uitval van telecom
Is uw organisatie zich ervan bewust dat uitval van telecom tot problemen kan leiden? Wilt u weten wat u kunt doen om uw organisatie hierop voor te bereiden? Het vijfstappenplan Telekwetsbaarheid helpt u hierbij.
De stappen kunt u het beste samen met nog twee andere mensen doorlopen. Eén persoon met technische kennis en een persoon met kennis van het primaire proces.
Vijfstappenplan TelekwetsbaarheidHoe bereid ik mij voor op uitval van telecom?
Stap 1: Hoe creëer ik bewustwording in mijn organisatie?
Uw organisatie is op veel manieren afhankelijk van telecom. Soms in processen of op plaatsen waar u het niet verwacht. Praat daarom met collega's en voorzie ze van informatie.
Telecommunicatie is breed. Denk niet alleen aan vaste en mobiele telefonie, maar ook aan dataverbindingen tussen kantoorlocaties (VPN) en aan internettoegang.
Misschien gebruiken uw bedrijfshulpverleners portofoons, heeft u intercoms bij toegangspoorten, stuurt u de slagbomen op afstand aan en gebruikt u camera’s. Ook dit is telecommunicatie.
Op de website van Agentschap Telecom vindt u veel informatie. Er is een introductiefilm over hoe afhankelijk we in het dagelijks leven zijn van telecom en wat de impact is van storingen.
Een pdf voor bedrijven-aan-huis geeft inzicht in de consequenties van stroomuitval, bevat adviezen en mogelijke oplossingen.
Vul de quickscan Uitval Telecom in als u wilt weten of u voldoende bent voorbereid op uitval en ontvang direct advies.
Praat op uw werkplek over de risico’s van telecomuitval.
Voorzie ze van informatie, bijvoorbeeld de informatie op deze website.
Zijn er eerder incidenten geweest met uitval van telecom? Verzamel deze voorbeelden en bespreek ze binnen de organisatie.
Stap 2: Welke afhankelijkheden kent mijn organisatie?
Soms is het niet meteen duidelijk dat een dienst afhankelijk is van telecom. Denk aan de alarmtelefoon in de lift of het brandmeldsysteem. Zoek uit bij welke processen telecommunicatie een rol speelt.
Inventariseer dit met collega’s van alle afdelingen. Met wie hebben ze contact, zowel intern als extern? Welke communicatiemiddelen gebruiken ze?
Maak op basis van de gesprekken een kruistabel van organisatieprocessen en gebruikte telecommunicatiediensten.
Verdeel de organisatieprocessen in drie processen: 1. primaire processen, 2. ondersteunende processen (zoals bestellen van goederen) en 3. gebouwprocessen (toegang, brandmeldsystemen en dergelijke).
Als bedrijfsprocessen worden verstoord door uitval van telecom kan dat invloed hebben op de veiligheid van mensen en goederen of leiden tot financiële of imagoschade.
Bepaal hoe belangrijk een proces is. Verdeel ze bijvoorbeeld in drie groepen: processen met een hoge, matige of lage impact bij uitval.
Op basis van de uitkomsten bepaalt u welke telecommunicatiediensten noodzakelijk zijn voor processen met een hoge impact bij uitval.
Stap 3: Welke uitvalrisico's loopt mijn organisatie?
In deze stap onderzoekt u welke uitvalrisico’s uw essentiële telecommunicatiediensten hebben. Lopen er bijvoorbeeld meerdere kabels door dezelfde ondergrondse buis? Is stroomuitval lang genoeg op te vangen?
Bepaal uw risico’s aan de hand van checklists, incidenten uit het verleden en trainingsoefeningen.
Wilt u uw risico’s uitgebreid analyseren? Pas dan de Rastermethode toe. Dit grafische hulpmiddel brengt de fysieke opbouw van telecommunicatie in beeld en de grootste uitvalrisico's. Meer informatie en software vindt u op www.risicotools.nl.
Stap 4: Hoe beperk ik deze risico's?
Risicobeheersing is altijd een afweging. Elke euro kunt u maar een keer uitgeven. Pak daarom de belangrijkste risco's als eerste aan.
Maatregelen kunnen technisch van aard zijn, organisatorisch of bestaan uit een combinatie van beide. Technische maatregelen verlagen meestal de kans op uitval, terwijl organisatorische maatregelen helpen om de gevolgen te beperken.
Soms zijn maatregelen relatief eenvoudig en goedkoop. Kunnen medewerkers bijvoorbeeld terugvallen op oude werkwijzen?
Soms zijn er technische alternatieven voorhanden; bijvoorbeeld het aanschaffen van een pieper (pager) of satelliettelefoon.
Let erop dat uw maatregelen zelf geen nieuwe risico’s met zich mee brengen.
Stap 5: Hoe zorg ik ervoor dat ik risico's blijf herkennen?
Risicoanalyse is geen eenmalige activiteit. Omdat telecom zich snel ontwikkelt, kunnen nieuwe risico’s ontstaan. Zorg voor blijvende aandacht voor het onderwerp.
Herhaal de stappen 2 tot en met 4 regelmatig en na veranderingen in techniek of in werkwijzen. Denk aan een fabriek die een nieuw product gaat maken of een zorgorganisatie die een thuiszorgorganisatie overneemt.
Oefenen leidt tot nieuwe kennis, bewustwording en verbetert vertrouwen van medewerkers en de organisatie. Agentschap Telecom ontwikkelde daarom een serious game Uitval Telecom.
Grijp een incident aan om ervan te leren. Wat ging goed en wat kon beter? Waren de genomen maatregelen effectief? Zijn de juiste mensen ingeschakeld? Evalueer de geleerde lessen!